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【信件英文】商業書信結尾大全,通知、請求、致歉寫法一次學會!

【信件英文】商業書信結尾大全,通知、請求、致歉寫法一次學會!

編輯/許哲瑋

文/許湘其

不論是職場上還是求學,撰寫英文信件是很多人的共同困擾,

Engoo為你準備了六大常見商務信件情境,

每個情境都有精心挑選的結尾用法,

讓你不再苦惱於Business Mail的結尾!

通知 Making an Announcement

當會議需要改期、面試延後、討論聚餐時間地點等等,

這種「通知」類型的信件在職場上非常常見,

你可以依據不同情況,使用以下這些句子:

【正式語氣】

  • Thank you for your patience and understanding. 
  • Should you have questions, please don’t hesitate to contact us.

【中立語氣】

  • If you have any questions or comments, please let me know. 
  • Feel free to contact us if you have any questions. 
  • Thank you for your cooperation. 

提出請求及表達感謝 Making a Request and Showing Appreciation

如果信件的目的是提出某項請求,

我們會在信末附上「期待您的回覆」、「感謝您的協助」等說法:

【正式語氣】

  • Thank you for your consideration. 
    感謝您的體貼。
  • I appreciate your assistance/help/support. (assistance比help正式)
    感謝您的協助/幫忙/支持。
  • Please contact me at your earliest convenience.
    請在您方便的時候聯繫我們。
  • Thank you for your time.
    謝謝您的時間。
  • Thank you in advance for your prompt reply. (情況較緊急的時候用)
    先提前謝謝您的即時回覆。

【中立語氣】

  • Thanks for your help. 
    謝謝你的幫忙。
  • I look forward to hearing from you.
    期待聽到你的回覆。
  • I hope to hear from you soon. 
    希望盡快聽到你的回覆。
  • Please get back to me as soon as possible. (情況較緊急的時候用)
    請盡快回覆我,謝謝。

回應要求 Responding to a Request

如果他人提出任何要求、請求,

你透過信件回以協助或解方,就可以使用這些句在句尾,

表達對方如果還有其他需要協助的地方,歡迎聯絡你:

【正式語氣】

  • If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
    如果有我能幫得上忙的地方,請儘管聯繫我。
  • Let me know if I can be of assistance in any way. 
    如果我能幫得上忙,請儘管讓我知道。

【中立語氣】

  • Let me know if there’s anything else I can do. 
    如果您(你)需要其他協助,請儘管讓我知道。
  • Let me know if you need anything else on my end. 
    如果還需要什麼,請儘管讓我知道。
  • If you require any further information, let me know.
    如果需要進一步的資訊,請讓我知道。
  • I hope the above is useful to you.
    希望以上能幫到你。

【非正式語氣】

  • Hope this helps. 
    希望有幫到忙。

致歉/回覆抱怨 Apologizing/Responding to a Complaint

致歉也是商務信件常見的情境,你可以運用這幾句話為結尾:

  • Once again, sincere apologies for…
    我們再一次對⋯⋯致以誠摯的歉意。
  • We apologize for the misunderstanding.
    我們對造成誤解深表歉意。
  • Please accept my sincere apologies.
    請接受我誠摯的歉意。
  • We are sorry for any inconvenience caused.
    我們對於造成不便深表歉意。

第一句 for 後面可以接什麼呢?

給你以下的超實用道歉例子讓你不再迷惘:

“Once again, sincere apologies for the inconvenience and confusion this may have caused you.” 
(我們對於帶給您的不便和困惑再次致以誠摯的歉意。)

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發起邀請 Extending an Invitation

如果你是邀請人,寫信邀請對方參與一場面試、講座或論壇,

你就可以在結尾使用這兩句:

  • I sincerely hope you can attend.
    我真摯地希望您能參與出席。(正式語氣)
  • I hope to see you there.
    希望您會出席。(中立語氣)

商務信件的撰寫有一定的靈活度,

你完全可以在Engoo提供的範例基礎之上,

根據自己的需求進行改寫。

舉例來說我們也可以把第一句改為:

We hope you can attend the meeting in person.
(我們希望您能親自參與會議。)

或是

"Hope you will be able to attend the party.
(希望您有機會參與派對。)

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約定會面 Requesting a Meeting

在商務往來中,如果雙方約定了會議、會談,

經常會在聯絡信件以這兩句話做結尾:

  • I look forward to meeting with you.
    期待見到您。(正式語氣)
  • I hope to see you soon.
    期待很快就能見到您。(中立語氣)

如果是較熟的對象,或是要表達更強烈的語氣,

可以把 “I look forward to meeting with you.” 改為現在進行式:

I am looking forward to meeting with you.

並且如果是寫信的當天就要見到對方,

也可以把“I hope to see you soon.”改為:“Hope to see you later.

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表示祝福 Expressing Wishes

  • Please stay safe.
    請注意安全。/祝平安健康。
  • I hope you have a wonderful vacation.
    祝你有個美好的假期。
  • Have a nice weekend.
    祝你週末愉快。

希望以上範例能確實協助你撰寫business mail,

如果你還有其他疑惑,歡迎和Engoo外師一起討論!

參考資料:

Business Email Closings: How to End an Email. Business English Resources. [Online]. [Accessed 3 March 2021]. Available from: https://www.businessenglishresources.com/business-email-closings-how-to-end-an-email/2/