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2016年
01月
22日
教你有禮貌的商務書信,學完立即會用英文回信啦!

  • 作者:
Big_%e8%8b%b1%e6%9b%b8%e4%bf%a1%e6%8b%b7%e8%b2%9d

你也許常聽說在英文裡沒有什麼敬語之分,但其實還是有較禮貌的用法喔!

好比說在商務郵件上,

因為沒辦法看到對方的表情,所以我們常會使用較禮貌且委婉的表達句子。

 

這邊跟大家分享一個小故事,

以前在美國工作時候,E編根本一點都不懂這種客套禮貌的用法!

常常求助我在美國的朋友來幫我檢查寫給老闆的信,

然後就會被嘲諷說你這樣寫信竟然還沒被開除….

被笑了幾次後終於抓到訣竅,其實英文書信不難,懂幾個小撇步就ok了

也就是為什麼我今天要來跟你們分享這些的原因

大家看完就知道英文書信要怎麼寫,再也不會被笑或者被說沒禮貌啦!

 

在商務郵件中常會使用到的短語

<基本詞彙篇>

Would 可以

Would常用於正式或是較客氣有禮的書寫用語上。

Would you be available next week? 請問你下周有空嗎?

Would it be possible to send us the document by the end of this week? 請問下周末有辦法將資料傳給我們嗎?

 

I would like to... 我想要

I would like to apply for the position. 我想應徵這個職位。

I would like to attend the party in his place. 我想代替他出席這個派對。

 

Would you mind...? 你可以/能夠...嗎?

Would you mind sending the email again? 你能把郵件再發給我一次嗎?

 

Could 可以

Could跟would有點類似,都是有求於人時的禮貌用詞。

Could you email it as an attachment? 你可以用夾帶檔寄給我嗎?

Could we push back the meeting to 12:30PM today? 你可以把會議延到今天下午12:30嗎?

 

Appreciate 感謝

Appreciate 用在表達較禮貌性的感謝用語。

Any information would be appreciated. 歡迎提供任何的相關訊息。

I would appreciate it if you could reply by tomorrow. 若你能在明天給予答覆,我將感激不盡。

(間接的代表你希望對方能照你的意思去達成)

 

Apologize 道歉

這邊要記住:表達歉意時使用 "apologize" 會比 "sorry" 來的有禮貌。

I apologize for the inconvenience. 造成不便敬請見諒。

I apologize that it has taken so long to get back to you. 不好意思,這麼晚才給您回覆。

 

 

在商務郵件中,間接短語在使用上較直接短語來的理想,

請求對方答覆時,使用委婉的方式較不會造成別人的不悅或負擔。

舉例來說,如果想知道某事時可以利用”wonder”這個字來達成。 

 

<實際運用篇> 

Wondering 想知道

I’m wondering if it would be possible to get the answers for the questions today?

我想知道今天有辦法得知那問題的解答嗎?

I am just wondering if you are available tomorrow? 我想知道你明天是否有空?

 

It would be wonderful 這就太棒了

It would be wonderful if you could reply by tomorrow. 若你能在明天前給予答覆那就太棒了! 

 

當你希望別人能夠替你完成什麼事時,大家可以參考這句來稍做修改,

用It would be wonderful if...來問對方,也會讓焦點著重在對方而不是你身上哦。

 

If possible可以的話/如果可以

If possible與一開頭提到的” I would like to...”意思相近,

但 I would like to...若在使用上沒注意的話,也許你說話的方式會讓人有所壓迫感,

舉例來說I would like to come to your office tomorrow. 我明天想去你辦公室找你

這句可能會被解讀成「明天無論我有多忙,他都一定要來」

但如果在此情況下加上”if possible”則增添間接的些微差異

I would like to come to your office tomorrow, if possible. 可以的話,我明天會去你的辦公室。

只要加上If possible,就能增添詢問的意味,也就比較有禮貌啦!

 

在英文書信裡如果我們使用非正式的用語,很容易被別人誤會我們很沒禮貌,

所以大家一定要把今天教的都記住,做個有禮貌的好孩子wink

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