【商用英文】商務信件結尾大全,通知、請求、致歉寫法一次學會!

文/ 許湘其

不論是職場上還是求學,撰寫英文信件是很多人的共同困擾,

Engoo為你準備了六大常見商務信件情境,

每個情境都有精心挑選的結尾用法,

讓你不再苦惱於Business Mail的結尾!

通知 Making an Announcement

當會議需要改期、面試延後、討論聚餐時間地點等等,

這種「通知」類型的信件在職場上非常常見,

你可以依據不同情況,使用以下這些句子:

【正式語氣】

  • Thank you for your patience and understanding. 
  • Should you have questions, please don’t hesitate to contact us.

【中立語氣】

  • If you have any questions or comments, please let me know. 
  • Feel free to contact us if you have any questions. 
  • Thank you for your cooperation. 

提出請求 Making a Request

如果信件的目的是提出某項請求,

我們會在信末附上「期待您的回覆」、「感謝您的協助」等說法:

【正式語氣】

  • Thank you for your consideration. 
  • I appreciate your assistance/help/support. (assistance比help正式)
  • Please contact me at your earliest convenience.
  • Thank you for your time.
  • Thank you in advance for your prompt reply. (情況較緊急的時候用)

【中立語氣】

  • Thanks for your help. 
  • I look forward to hearing from you.
  • I hope to hear from you soon. 
  • Please get back to me as soon as possible. (情況較緊急的時候用)

回應要求 Responding to a Request

如果他人提出任何要求、請求,

你透過信件回以協助或解方,就可以使用這些句在句尾,

表達對方如果還有其他需要協助的地方,歡迎聯絡你:

【正式語氣】

  • If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
  • Let me know if I can be of assistance in any way. 

【中立語氣】

  • Let me know if there’s anything else I can do. 
  • Let me know if you need anything else on my end. 
  • If you require any further information, let me know.
  • I hope the above is useful to you.

【非正式語氣】

  • Hope this helps. 

致歉/回覆抱怨 Apologizing/Responding to a Complaint

致歉也是商務信件常見的情境,你可以運用這幾句話為結尾:

  • Once again, sincere apologies for… 我們再一次對⋯⋯致以誠摯的歉意。
  • We apologize for the misunderstanding. 我們對造成誤解深表歉意。
  • Please accept my sincere apologies. 請接受我誠摯的歉意。
  • We are sorry for any inconvenience caused. 我們對於造成不便深表歉意。

第一句for後面可以接什麼呢?

給你以下的超實用道歉例子讓你不再迷惘:

Once again, sincere apologies for the inconvenience and confusion this may have caused you.” 

(我們對於帶給您的不便和困惑再次致以誠摯的歉意。)

發起邀請 Extending an Invitation

如果你是邀請人,寫信邀請對方參與一場面試、講座或論壇,

你就可以在結尾使用這兩句:

  • I sincerely hope you can attend. 我真摯地希望您能參與出席。(正式語氣)
  • I hope to see you there. 希望您會出席。(中立語氣)

商務信件的撰寫有一定的靈活度,

你完全可以在Engoo提供的範例基礎之上,

根據自己的需求進行改寫。

舉例來說我們也可以把第一句改為:

We hope you can attend the meeting in person.

(我們希望您能親自參與會議。)

或是“”Hope you will be able to attend the party.

(希望您有機會參與派對。)

約定會面 Requesting a Meeting

在商務往來中,如果雙方約定了會議、會談,

經常會在聯絡信件以這兩句話做結尾:

  • I look forward to meeting with you. 期待見到您。(正式語氣)
  • I hope to see you soon. 期待很快就能見到您。(中立語氣)

如果是較熟的對象,或是要表達更強烈的語氣,

可以把“I look forward to meeting with you.”改為現在進行式:

I am looking forward to meeting with you.

並且如果是寫信的當天就要見到對方,

也可以把“I hope to see you soon.”改為:“Hope to see you later.

希望以上範例能確實協助你撰寫business mail,

如果你還有其他疑惑,歡迎和Engoo外師一起討論!

參考資料:

Business Email Closings: How to End an Email. Business English Resources. [Online]. [Accessed 3 March 2021]. Available from: https://www.businessenglishresources.com/business-email-closings-how-to-end-an-email/2/