【商用英文】五種商務電子郵件常用的問候語
編輯/ Zoe Li
英文母語人士在商務郵件中，都是怎麼跟彼此問候的呢？
大家還有在用"Dear Sir or Madam"嗎？
如果同時發給很多人的話又要怎麼稱呼呢？
本文我們就要來解決這些問題，
並介紹五種英文裡面最常用的商務郵件問候語。
Dear ... ,
“Dear”是為電子郵件起頭的安全用法，
很多我們從其他公司那裡收到的信件也都是以這個字為開頭。
- Dear Valued Customer,
- Dear Reader,
- Dear Parents and Guardians,
很多時候，“Dear”的後面會緊接著收件者的名字，
可以是他們的姓氏（“Dear Charles”）或是頭銜和他們的姓氏（“Dear Mr. Smith”）。
但如果你不曉得對方的名字，你可以以他們的部門名稱或是工作職稱來稱呼。
- Dear Professor Kaminski,
- Dear Hiring Manager,
- Dear Engoo Sales Team,
以下是“Dear”的其他使用方式：
- Dear all,
- Dear colleagues,
- Dear friends,
記得在“Dear”後面寫點東西，它跟本文中的其他問候語不同，“Dear”並不能單獨使用。
最後，也別忘記“Dear”通常是用來稱呼你沒見過面的人、不太熟，或是特別想要尊敬以對的人，
因此，如果你要發電子郵件給已經合作幾週的客戶，
用“Dear”可能會太過正式，如果你是要發給每天都見面的同事，那就絕對是太正式了！
Hello ... ,
現今，有越來越多人和公司會在英文的商務信件裡以“Hello”來開頭，
通常“Hello”會跟人名一起使用：
- Hello Raj and Stephanie,
- Hello Mr. Lopez,
- Hello Dr. Marsh,
"Hello" 也可以單獨使用，打比方説，
如果你要寫信給一間公司的某個部門，“Hello”和Hello Finance Department"都是可以接受的。
以下為“Hello”的其他使用方式：
- Hello all,
- Hello everyone,
- Hello again, [如果你是要發信說明更新的進度，就可以用這個內容。]
不過，不是每個人都覺得正式的電子郵件裡可以使用“Hello”，
你可能不會用它來稱呼國家領導人，所以如果你是第一次要發信給陌生人，
想要謹慎一點的話，那還是使用“Dear”比較安全。
Hi ... ,
現在英文母語人士經常在專業的電子郵件裡使用“Hi”，
就像一位網路語言學家解釋的一樣：「“Hi”有商務的感覺、有自信、不帶個人色彩，就像社交場合上有禮貌的微笑。」
《商業內幕》也同意，表示它是「一種稱呼他人的安全且熟悉的方式，不論你是否認識他們」。
並補充說：「你也可以加上對方的姓氏，變成：“Hi, Ms. Gillett...”這樣聽起來會更正式。」
你會很常在同事之間的電子郵件裡看到“Hi”，但是英語人士也會在聯絡公司以外的人時用它。
這裡有兩個Enron語料庫裡的兩個範例，在2001年左右由美國一家公司的員工所寫或是收到的信件集合。
要小心不要誤用成“Hey”，很多人不能接受這樣的問候。
只寫名字或是什麼都不寫
最後，你可能會很驚訝，很多英語母語人士可能只會稱呼收件人的名字，
或者什麼都不寫！其實一些研究也有指出這一點。
為什麼一封商務信件的開頭會不使用問候語呢？
其中一個解釋是，用英文寫電子郵件其實是源自於寫備忘錄的舉動，
這些備忘錄跟正式的信件相比更像簡短的訊息。
打比方説，可以看一下下面這張白宮的備忘錄其實沒有任何問候語。
但為什麼電子郵件裡會連收件者的名字都沒有呢？
如同一位專業行銷人士所說：「我假設他們（收件者）知道自己的身份。」
所以下次你從英語母語人士那邊收到電子郵件，開頭沒有問候語的話，不用太過驚訝！
To Whom It May Concern
"To Whom It May Concern"的意思是「給任何可能在意（此訊息）的人」，
它是一種正式的問候語，你可以在寫給下列對象時使用：
- a group of recipients
- a recipient whose name you don't know
以前會有人建議把問候語每個字的字首都大寫（"To Whom It May Concern"），
就像你寫對方名字也會把他們名字的首字母大寫一樣，
但很多人已經不會這樣做了。
如果你上網估狗"To Whom It May Concern"，你會發現很多文章建議不要這樣寫。
但是，針對美國各地1,000名人資專家的問卷發現，
他們之中有83%人並不介意，所以暫時還算是安全！
那“Dear Sir or Madam”可以嗎？
很多英文課會教學生用"Dear Sir or Madam."，
不過，現在有很多人都覺得這不是一個很好的問候語。
例如，可以看一下Engoo內部的英語母語人士對這個用法的看法：
我有看過別人這樣用，但我個人在正式信件或電子郵件裡會更常用"To whom it may concern" 。
來自愛爾蘭的 Engoo Daily News 作者
"Dear Sir or Madam"聽起來很老派。
來自美國的Engoo部落格團隊成員
要避免"Dear Sir or Madam"的另外一個原因是，
英文逐漸發展成「中性」的語言，不刻意二分為兩種性別，
所以如果一定要用一個正式、普遍的問候語，
那就用“To whom it may concern”，因為這個用法沒有提及性別。
最後一個建議
最後，記得沒有哪一個問候語是100%每個情況都行得通的，
即便是在同一個國家裡，不同的產業和公司對於電子郵件的書寫也都有不同的期望，
所以了解如何在電子郵件裡問候他人的最佳方法，
就是觀察你們領域中的同事和其他專業人士。
如果你需要有人幫你檢查你寫的電子郵件，請別猶豫趕快來找Engoo外師討論吧！
