【商用英文】如何用英文請求及給出有效的回饋報告意見（Feedback）？這 5 個技巧學起來！

文／許哲瑋

不論是在學校或是在職場，一定都會遇到需要上台報告的狀況，

同樣地，你也有可能會是那位需要給出評語的聽眾。

如果你不太清楚如何用英文給出評語（feedback/comment）或建議（suggestion），

不知道說這個說那個恰不恰當，那麼你來對地方了！

這次 Engoo 就來分享如何用「滑鐵盧大學」和「哈佛商學院」都建議的方式，

來給出有效的評語（不限於中文或英文）！

為什麼要給出有效的評語／建議？

所謂「有效的評語（effective feedback）」是指有建設性並可以幫助對方或是整個組織進步的評語，

此外，設想自己是報告者，當聽到的建議、評語非常明瞭時，

是不是比較不會無從下手，並更能有效率地修改內容呢？

反之，如果給出的評語沒有任何效果，甚至還不小心傷到對方的自尊，

可能會拖累整個團隊的表現喔！

該為了避免尷尬而不提出缺點嗎？

答案是不行！給出有效的評語不代表要為了顧及當下的氣氛，對問題避而不談喔！

有些人會怕傷害報告者的信心，所以選擇不講出缺點，

但這就像是醫生對病人隱瞞病情一樣，越拖只會越嚴重，

所以只要不是人身攻擊的評語，並且有建設性，那就請放心地說出口！

所

現在，就來看看幾個給出「有效評語」的技巧吧！

#技巧一：對事不對人

評語是要針對評價對象的報告或表現，不是要評論這個人本身，

所以應該要避免從對方表現來聯想他們的個人特質或想法等。

【錯誤示範】

The graphs in your slides are unreadable. You must have rushed it, right?

你簡報裡的圖表根本毫無可讀性！你一定是趕著做出來的，對吧？

這樣說話，除了語氣令人沮喪外，也直接在大家面前把對方塑造成喜歡臨時抱佛腳的人。

【正確示範】

I think the graphs in your slides could be clearer on the definitions of axes so that they’re more comprehensible to the audience.

我覺得你可以將簡報內圖表的橫縱軸定義說明得更清楚，這樣聽眾會比較容易理解。

這邊用到的技巧是以 “I”（我），也就是你自己本身出發，

代表這些評語只是你「個人意見」，也不會聽起來像在「責怪」對方。

#技巧二：詳細、具體地說明

給出評價或建議時，請盡量避免只用籠統的詞語，

並具體說明你喜歡哪個部分、為什麼，以及哪裡需要加強、要怎麼改善等等。

尤其是當回應是負面的時候，如果只說了「不好」卻沒有說如何「變好」，

那其實就只是「聽君一席話，如聽一席話」，有講跟沒講一樣。

【錯誤示範】

Your slides are not good enough. They look too plain, and the texts are messy.

你的簡報不夠好。看起來太簡單了，而且文字很亂。

只說了簡報不夠好、太簡單、很亂，並沒有指出哪裡不好，還有可以怎麼增加豐富及易讀性。

【正確示範】

I think you can include more visual aids, such as graphs, pictures, and icons in your slides to clearly exemplify and demonstrate the concepts you mentioned. Also, using bullet points instead of a whole paragraph will avoid the audience's confusion and make your presentation easier to follow.

我覺得你可以在簡報中加入更多視覺輔助工具，像是圖表、圖片和小圖示，來更加清楚地舉例及展示你所提到的概念。並且可以將文字用列點的方式呈現，而不是將一整段打出來，這樣一來既能避免觀眾困惑，你的報告內容也會更容易理解。

很明顯地，這樣的評語不僅可以很具體地告訴對方該如何改進，

也不會讓對方覺得顏面掃地喔！

#技巧三：只提出「做得到」的改變

無論一個人能力再怎麼強，總會有些事是無法控制的，

若給予評語時，要對方改變自己無法控制的事，那實在是太強人所難並不切實際。

所以，請專注在「可以改變的點」。

【錯誤示範】

I think you should interview big names like Lisa Su or Jensen Huang, whose insights on the GPU industry are more credible.

我覺得你應該要訪問蘇姿丰或黃仁勳這類大人物，他們對於 GPU 產業的見解可信度比較高。

這兩位分別為科技巨頭執行長，一定也都接受過大大小小的訪問，

但絕對不是一介職員、學生可以輕易安排訪談的對象，這種要求就顯得很不切實際。

【正確示範】

I think a survey on consumer preferences can help us develop a more accurate and effective marketing strategy. I’d say about 1,000 participants will be able to reflect the market situation of the area

我認為透過消費者偏好調查，可以幫助我們制定更精準、更有效的行銷策略。我想大概 1,000 份問卷就可以反映出該地區的市場現況了。

以一間公司的行銷來說，蒐集 1,000 份問卷並不會太困難，

同時又能對整體策略制定有很大幫助，這就是很有效的評語／建議。

#技巧四：確認對方是否理解或需要協助

給完建議後，也別忘記確認看看對方是否清楚理解，或是需要你的協助。

【錯誤示範】

Ok, that’s all. You’d better start revising the proposal today, so you can have it ready before the meeting with the client.

好，就這樣。你最好今天就開始修改提案，這樣才能在和客戶開會前做好準備。

趕在開會前做好準備固然重要，但面對這種語氣，有可能報告者會不知道如何提出需要幫忙，

或是不太敢問問題，反而會導致後續更多問題產生。

【正確示範】

Manager

Does it all make sense to you?

對於我剛剛所提出的，都可以理解嗎？

Presenter

Yes, except for one problem. Is it possible to push the deadline back one month, since it’ll take some time to conduct the survey and analysis?

可以，但我還有一個問題。因為進行市調及分析會需要一段時間，我們有可能把截止日往後推延一個月嗎？

Manager

I’ll have to mull it over and get back to you as soon as possible. Other than that, is there anything else I can assist you with?

我需要仔細思考一下，我會盡快給你答覆。除此之外，還有什麼是我可以幫你的嗎？

Presenter

It’s all good. Appreciate the help!

目前沒問題，感謝您的幫忙！

Manager

Let me know if there’s anything I can help you with.

如果有什麼我幫得上忙的地方，儘管說。

這種主管給我來一打！！

#技巧五：表揚優點，展望未來

給出這些建議後，也要記得說說報告者的優點，

以及下一步該做什麼、個人或組織可以如何進步等等。

【錯誤示範】

That’s it for today. Show me the revised version next Monday.

今天就這樣。下禮拜一給我看看修改後的版本。

【正確示範】

So, while revising the proposal, you can start to arrange meetings with our clients. Jeff, I believe with your eloquence and enthusiasm, you can definitely impress them!

那麼，在修改提案的同時，你們可以開始安排和客戶的會議了。
Jeff，我相信以你的口才和熱情，絕對可以給他們留下很好的印象！