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【信件英文】休假必備！怎麼用英文寫Gmail罐頭回覆？超實用英文句型和範本！

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【信件英文】休假必備！怎麼用英文寫Gmail罐頭回覆？超實用英文句型和範本！

文／許哲瑋

不管是請特休出國放鬆、出差至外地或是臨時外出時，

可能都沒辦法即時回覆email，

這時很實用的功能「自動回覆」絕對是一大福音！

這次Engoo來教大家如何用英文寫Email自動回覆信，

文末還有送上範本！

自動回覆信注意事項

  1. 簡短即可，不用太詳細說明你在做什麼事。
  2. 一定一定一定要說明開始回來工作的日期。
  3. 千萬千萬千萬要先和同事協調好職務代理。

問候及開頭

因為發信的對象不特定，所以可以用 “Hi there” 或 “Hello, there” 問候即可。

而開頭也只需要一句 “Thank you for your email/message.” （謝謝您的來信。） 就可以囉！

說明自己不在崗位上

開頭後第一句話就直接說清楚你現在沒有在上班，

所以無法回覆Email，並交代什麼時候會回到崗位上。

而依不同情境，你可以使用這些句型：

萬用情境

  1. I’m currently out of the office until (date) because of (reason). During this time, I have limited access to my email.
    我本人因（原因）於（日期）前不在辦公室。在這段期間，我無法太常閱讀及回覆信件。

  2. I’m now on my days off until (date). During this period, I’m unable to reply to emails instantly.
    本人於（日期）前的狀態為休假中。在這段期間，我無法即時回信。

旅遊

  1. I’m now on vacation until (date).
    我正在旅遊中，假期至（日期）結束。

  2. I am currently not in (your country) and will return on (date).
    我人目前不在（本國國內），將於（日期）回歸崗位。

公務／開會

  1. I’m now on a business trip and will return on (date).
    我現正出差中，將於（日期）回到辦公室。

  2. I’m currently out of town attending a meeting, and I will get back to the office on (date).
    我現正於外地參加會議，將於（日期）回到辦公室。

病假

  1. I’m now out of the office due to health issues. I will return on (date).
    本人因健康因素，目前休養中。將於（日期）回到崗位。

打算何時處理對方的事務

  1. I will respond to your email when I get back to work.
    回到公司後，我將會回覆您的信件。

  2. I will reply to you as soon as possible after I get back to work.
    回到崗位後，我會盡快回覆您的信件。

如何處理急事

  1. For urgent matters, please get in touch with (name and email/number of colleague).
    若有急事，請聯繫（同事名、聯絡方式）。

  2. If this is an urgent one, please contact my colleague (name and email/number of colleague).
    若此事緊急，請聯繫我的同仁（同事名、聯絡方式）。

感謝體諒

  1. I truly appreciate your understanding.
    非常感謝您的包容。

  2. Thanks for your patience.
    非常感謝您的耐心等候。

這些實用句型有沒有都學起來了呢？

接下來送給你超實用的範本！

範本


回給同事、主管

Hi there,

Thank you for your email.

I’m currently out of town attending a meeting, and I will get back to the office on Tuesday, September 20th. During this period, I’m unable to reply to emails instantly.

For urgent matters, please get in touch with Leo in R&D Department at leo.chen@engoostar.co or #0346, who should be able to assist.

I will respond to your messages when I get back to work.

Thanks for your patience.

Best wishes,
Zack Hsu
Research Specialist
EngooStar Enterprise

您好，

非常感謝您的來信。

本人目前正於外地參加會議，將於九月二十日星期二回到辦公室。
在這段期間，我無法即時回信。

若有急事，請聯繫研發部門的Leo專員，他應該能提供協助。
信箱是 leo.chen@engoostar.co ，分機 #0346。
回來工作後，我會回覆您的信件。
謝謝您耐心等候。

Zack Hsu
研究專員
EngooStar企業

給外部人士

Hello there,

Thank you for your message.

I’m now on vacation until Tuesday, September 20th. During this time, I have limited access to my email. I will reply to you as soon as possible after getting back to work.

If this is an urgent one, please contact my colleague Amy, Research Specialist at amy.chen@engoostar.co, who should be able to provide assistance.

I apologize for any inconvenience, and I truly appreciate your understanding.

Best,
Zack Hsu
Research Specialist
EngooStar Enterprise


您好，

感謝您的來信。

本人正在旅遊中，假期至九月二十日星期二結束。
在這段時間，我無法太常閱讀及回覆信件。

我將在回歸工作崗位後盡快回覆您的信件。

若此事為急，請聯繫同為研究專員的Amy，她應能提供協助。

信箱為 amy.chen@engoostar.co.

造成不便還請見諒。

Zack Hsu
研究專員
EngooStar企業