【商用英文】不用sorry也能完美回覆英文客訴信

文/ 尹宜蓁

相信很多人常常需要寫email處理客訴,

但每次都寫I’m very sorry或是已經寫到都詞窮了嗎?🙈

今天小編就要來教大家完全不提到sorry,

還是可以誠意滿滿的道歉✨

一起把這些實用的寫法學起來吧!

on behalf of 謹代表


【例句】

I am writing on behalf of Xtech regarding your complaint about the system issue.

我謹代表Xtech就系統問題的客訴向您來信。

【解析】

代表某人或一個團隊來出席或致意,也都可以用on behalf of。

regarding是個介係詞,意思是「關於」,

所以後面加上的寫信事由,必須是個名詞。

please accept my sincere apology

請接受我誠懇的道歉


【例句】

Please accept my sincere apology for any inconvenience caused.

對於造成任何的不便,請接受我誠懇的道歉。

【解析】

這句應該是所有道歉信的必備金句,可以整句學起來!

apology for後面可自由加上其他道歉的事由。

get back to you 再次與您聯繫

【例句】

I will look into the matter immediately, and get back to you as soon as possible.

我會立即了解這個情況,並盡快再次與您聯繫。

【解析】

如果當下無法立刻給予回應,可以先用這句告知顧客會立即了解狀況,

並和顧客說明何時會再次與他聯繫。

as soon as possible可換成by tomorrow (明天以前) ,

或within an hour (一小時內) 等等。

will not be repeated 不會再發生

【例句】

We have had a meeting about this issue, and we assure you that a similar error will not be repeated in the future.

我們已經開會討論這個問題,並向您保證未來不會再發生類似的錯誤。

【解析】

告訴顧客已經採取什麼措施,或針對該問題做了些什麼,

並保證之後不會再發生。如果想多保留點餘地,

後面也可以改成:

“we will strive to ensure that this will not be repeated in the future.”

我們將竭力確保未來不會再發生

compensate for 作為…的補償

【例句】

We will provide you with a NT$500 voucher to compensate for the defective product.

我們將提供您一張500元現金抵用券作為瑕疵品的補償。

【解析】

這裡a NT$500 voucher可任意更換成其他提供顧客的補償。

compensate補償 + for + 補償原因,

送上小禮物完全就是誠意滿滿,畢竟誰會不喜歡免費的小禮物呢~