【商用英文】職場必備委婉用語 讓你指出錯誤、提出建議又不得罪人!

文/ 尹宜蓁

商業書信裡不太適合用表情符號,

但又怕對方誤以為你態度不好、感覺不舒服?

今天小編幫大家整理了6個非常萬用的句型,

讓大家在指出對方的錯誤或想提出自己的建議或要求時,

也可以很委婉有禮貌,趕快一起來看看吧🤓

一、指出錯誤

I’m afraid that… 恐怕…

我們一般對「恐怕」的認知是最壞的情況,

但其實問題已經發生也可以用恐怕。

會用恐怕一定是有比較負面的事要告訴對方,

所以用恐怕開頭,

讓對方先有個心理準備,來達到緩衝的作用。

【例句】

I’m afraid that the plan is not feasible.

恐怕這項計畫不可行。

There seems to be a little mistake 似乎有一個小錯誤

直接說你做錯了,很容易讓對方感覺被指責,

可以用There seems to be…來緩和語氣。

另外,在mistake前面多個little,讓對方知道雖然錯了,

但問題不大稍微修正就好,才不會有大事不妙的感覺。

【例句】

There seems to be a little mistake in the quarterly report.

季報裡似乎有個小錯誤。

二、提出建議

I understand what you mean, but… 我了解你的意思,但…

人們都希望能被認同或體諒,

所以即便和對方的意見不同,

在提出建議前,先體諒認同對方,

除了是種體貼的表現,

也會讓接下來的溝通更順利哦~

【例句】

I understand what you mean, but I think the location of X Hotel makes it a more ideal venue for the annual banquet.

我了解你的意思,但我認為X飯店會是舉辦年度晚會更理想的地點。

How about…? …如何?

直接告訴對方要怎麼做,可能會讓人有被命令的感覺。

如果改用詢問的語氣,不僅可以表達你的建議,

也能讓對方感覺自己的意見被尊重。

【例句】

How about changing the background color of the banner to light blue?

把橫幅的背景顏色改成淺藍色如何?

三、提出要求

I was wondering if you could… 我在想能否請你…

wonder的意思是「思考」。

“I was wondering if…”是英文「禮貌地提出要求」的常見既定用法,

可以直接整組記起來!

特別注意,這裡要用was,不是am哦

【例句】

I was wondering if you could help figure out how to fix the programming error.

我在想能否請你幫忙弄清楚怎麼修復這個程式錯誤。

Could / Would you…? 可以請你…嗎?

這是最簡單的寫法~

記得要用過去式助動詞,語氣較委婉有禮貌哦!

【例句】

Could you do a competitor analysis and report on it at the meeting next week?

可以請你做競品分析,並在下週的會議上報告嗎?

職場中最重要的就是專業和禮貌,

下次寫郵件時,不妨也試試看今天學到的句型吧😉